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HubSpot als Sales-Deal-Management-Lösung
Das FreightTech-Unternehmen TIMOCOM betreibt einen der führenden Marktplätze für digitale Produkte und Dienstleistungen im Straßengüterverkehr. Mehr als 690 Mitarbeitende aus mehr als 40 Ländern arbeiten täglich daran, dass das Auftragsmanagement von über einer Million eingehender Fracht- und Laderaumangebote reibungslos abgewickelt werden kann. Bis zur HubSpot-Implementierung war die Arbeit im Bereich Sales und Marketing teilweise ineffizient. Für letzteres Fachgebiet setzte man einen Dienstleister ein, in der Sales-Unit arbeitete man bis dato nicht digitalisiert.
Die Entscheidung für HubSpot fiel den Entscheidern und Entscheiderinnen bei TIMOCOM leicht:
„Der HubSpot-Standard ist nah an unserem Zielprozess, zudem waren wir mit der UX sehr zufrieden. Auch die Analytics-Fähigkeiten haben überzeugt. Diese wären bei unserem vorherigen Anbieter deutlich reduzierter gewesen."
Für die Umsetzung der Sales-Deal-Management-Lösung war HubSpot Partner TRIALTA verantwortlich. Das Beratungs- und Implementierungshaus wurde von HubSpot selbst empfohlen und ist einer der führenden HubSpot Solutions Partner im DACH-Raum. TRIALTA zählt zu den Experten auf den Gebieten HubSpot-Implementierung und Prozessoptimierung in Marketing, Sales und Service. Die Ziele des FreightTech-Konzerns waren vielfältig und ambitioniert. So sollten unter anderem ein bestehendes E-Mail-Tool abgelöst, eine fünfstellige Anzahl an Kontakten migriert, ein DSGVO-Konzept abgebildet und die Adressqualität verbessert sowie Web-Formulare in 27 Sprachen ersetzt werden. Dabei richtete man sich in den ersten 100 Tagen zunächst auf 14 Fokusländer, woraufhin die restlichen Länder sukzessive nachgezogen wurden. Ein Unterfangen, das nicht einfach war. Vor allem nicht vor dem Hintergrund einer straffen Timeline: Das Team hatte sich einen zeitlichen Rahmen von je knapp 14 Wochen gesetzt, um die ersten beiden Bereiche zu optimieren. Die Sales-Lösung wurde später nachgezogen und in etwa 100 Tagen umgesetzt.
Es gab noch eine weitere Hürde: die Projektsteuerung. „Wir operieren normalerweise nach Wasserfallprinzip, TRIALTA hat uns aber vom agilen Ansatz überzeugt, da das Projekt sonst in so kurzer Zeit nicht umsetzbar gewesen wäre“, so Yilmaz. Mario Köhler, Team Lead Customer Success bei TRIALTA, unterstreicht die Wichtigkeit dieser Vorgehensweise: „Der Erfolg des Projekts beruhte maßgeblich auf einem agilen, iterativen Vorgehen, bei dem eine enge Abstimmung zwischen beiden Projektseiten gewährleistet war. Dies war von besonderer Bedeutung angesichts unserer ständigen Vorgaben in Bezug auf Zielsetzung und harter Deadline. Nur auf diese Weise konnten rasche und optimale Entscheidungen getroffen werden, um das Projekt letztendlich effizient und zielsicher zu steuern.“
Hohe Öffnungsraten, verdoppelte CTR, Leads über neue Landingpages: Erfolg auf ganzer Linie
Dass die Projektsteuerung in enger Zusammenarbeit von TIMOCOM und TRIALTA gelang, zeigt ein Blick auf die Zahlen, die bisher nach knapp einem Jahr erreicht worden sind. HubSpot wurde mit dem Marketing Hub in nur rund 100 Tagen vollständig implementiert. Die To-do-Liste war dabei lang: die Migration von mehr als einer Million Kontakte und 300 Deals sowie die Abbildung in 27 Sprachen. Dafür wurde ein extra Fokus-Team eingerichtet, für das ein spezielles Rechte- und Rollenkonzept entwickelt wurde. Zudem wurden Mitarbeitende umfangreich geschult.
Doch all die Bemühungen waren erfolgreich, denn die Meilensteine wurden innerhalb der Deadline erreicht. „Ohne TRIALTA wäre es in der Zeit nicht möglich gewesen“, so Björn Spielberg, Senior Marketing Strategist bei TIMOCOM, der Teil des zusammengestellten, agilen Projektteams war. Aus den anfänglich 300 migrierten Deals sind mittlerweile bereits über 1.250 geworden. Das sind aber nicht alle Erfolge, die TIMOCOM mit dem neuen System feiern konnte.
„Wir haben rund 250 Workflows implementiert, über 150 Landingpages und 600 E-Mails erstellt“, berichtet Spielberg weiter. Die Früchte dieser Arbeit schlagen sich auch in harten Kennzahlen nieder. So wurde die CTR (Click-Through-Rate) bei Mailings von 8 auf 18 Prozent mehr als verdoppelt, die Öffnungsrate liegt bei starken 25 Prozent. Doch auch abseits der harten Zahlen ist TIMOCOM mehr als zufrieden mit der Lösung:
„HubSpot ist mittlerweile Dreh- und Angelpunkt für unser Marketing-Team. Wir erstellen und versenden E-Mails, konvertieren Leads über unsere Landingpages, erstellen automatisierte Workflows, versenden Kundenumfragen und nutzen die Blog-Funktion, um Kundennews im Marktplatz einzustellen“
Reibungsloser Projektablauf mit schnellen Erfolgen
Dass die Umsetzung und Implementierung so reibungslos abgelaufen sind, ist kein Selbstläufer – das weiß auch Adriano Tagliarina, CEO des HubSpot Solutions Partners TRIALTA: „Wir verfolgen bei jeder Implementierung stets einen phasenbasierten Ansatz: beginnend mit dem Vorprojekt, gefolgt vom MVP (Minimum Viable Product) und abschließend dem Optimierungs-Projekt. Der MVP bietet den entscheidenden Vorteil, dass alle Teams das System zunächst in der Praxis nutzen und sich aus ihrer gewohnten Umgebung herausbewegen können. Dadurch eröffnet sich die Gelegenheit, Akzeptanz im Team zu schaffen und die Betroffenen auf einmal zu aktiven Beteiligten zu machen.“
Ein früher MVP, viel interne Kommunikation und der Einbezug sämtlicher Jobrollen waren wichtige Aspekte, die die Implementierungsphase erfolgreich gemacht haben. Die Steigerungen der Klickrate, viele Landingpages und eine starke Öffnungsrate sind alles Erfolge, die TIMOCOM mit den HubSpot-Lösungen schon im ersten Jahr nach der Einführung gefeiert hat. Geht es nach Björn Spielberg und Enver Yilmaz, darf das gerne so weitergehen.
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