Die Herausforderung: Der Bedarf nach einer effizienten, automatisierten Lösung
Priint Group, ein führender Anbieter automatisierter Publikationsprozesse, sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, den zeitaufwändigen und manuellen Prozess der Ticketgenerierung für das Event priint:day zu optimieren. Obwohl die priint-Lösung bereits personalisierte Marketingmaterialien und Dokumente automatisiert erstellte, verlangsamte der manuelle Ticketversand den Eventablauf und führte zu Verzögerungen sowie mehrfachen Korrekturschleifen. Um dies zu beheben, entschied sich priint, den Prozess zu automatisieren. Die Grundlage dafür bildete die Integration der eigenen leistungsstarken Lösung zur automatischen Erstellung von Dokumenten priint:cloud sowie des HubSpot CRM-Systems das im Vergleich zu Excel-Listen aktuelle Daten in Echtzeit bereitstellt und so eine reibungslose, automatisierte Ticketgenerierung ermöglichte.
Der Weg und die Lösung: Automatisierte Ticketgenerierung
Wo anfangs noch die Verwendung von Excel-Liste mit Teilnehmerinformationen als Basis für die automatisierte Ticketgenerierung im Gespräch standen, wurde angesichts der wachsenden Anforderungen an Effizienz und Personalisierung schnell klar, dass der Prozess modernisiert werden musste. Nach einer erfolgreichen Machbarkeitsprüfung war sich das Team sicher: die Kombination aus der priint:cloud sowie dem CRM-System ermöglicht eine vollständig automatisierte Lösung. Vor dem Versand des ersten Tickets erfolgte die Gestaltung eines ansprechenden Ticket-Templates in Adobe InDesign, der Grundlage für das Rendering in der priint:cloud sowie die Generierung fortlaufender QR-Codes, um jedem Ticket eine eindeutige ID zuzuwesien und somit ein schnelles Einchecken und Erstellen des Namensschildes beim Event zu ermöglichen.
Ein zentrales Merkmal der Integration ist die Merhsprachigkeit, jede teilnehmende Person bekommt ihr Ticket in der Sprache, die auf dem Kontaktdatensatz im CRM-System hinterlegt ist, das ermöglicht viel Flexibilität und eine effektive Ansprache eines internationalen Teilnehmerkreises. Die erstellten Tickets werden anschließend im CRM-System hinterlegt und per E-Mail durch einen automatisierten Workflow versendet. Diese Lösung stellte sicher, dass priint die Effizienz steigerte, Fehler reduzierte und eine personalisierte, nahtlose Kundenerfahrung bieten konnte.
Der Wandel: In nur 84 Zielen Code zum Ziel
Vorher: Der manuelle Ticketprozess war zeitintensiv und fehleranfällig, was zu Verzögerungen und einem suboptimalen Erlebnis für die Teilnehmer führte.
Heute:
- Automatisierte Ticketgenerierung: Die priint erstellt und personalisiert die Tickets automatisch und effizient.
- Mehrsprachigkeit: Die Tickets werden basierend auf den CRM-Daten in der Sprache des jeweiligen Teilnehmers erstellt.
- Schneller Versand: Tickets werden automatisch an registrierte Teilnehmer versendet, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
- Skalierbarkeit: Die Lösung ist skalierbar und ermöglicht es, auch bei größeren Events schnell und effizient Tickets zu generieren.
Durch diese Automatisierung hat priint den gesamten Ticketprozess revolutioniert, was zu einer schnelleren und reibungsloseren Abwicklung sowie zu einer gesteigerten Zufriedenheit der Event-Teilnehmer geführt hat.
„Durch den Einsatz der HubSpot CRM Suite Professional konnten wir unsere Daten vereinheitlichen und manuelle Prozesse, wie bei der Erstellung der Tickets für den priint:day zu elemninieren. So konnten wir umständliche Aufgaben automatisieren und im Team mehr zeit für kreative Arbeit schaffen.“
