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Das Thema Mitarbeiterbenefits hat insbesondere in den letzten Jahren noch mal Auftrieb bekommen. Davon profitiert auch die in Münster ansässige Belonio GmbH, die schon seit 2014 eine Benefit-Software für das HR-Management anbietet, die ursprünglich nur als interne Lösung für die eigenen Unternehmungen der Gründer gedacht war. Basierend auf der stetig wachsenden Nachfrage befreundeter Unternehmungen durch Mund-zu-Mund-Propaganda wurde schließlich aus der internen Software-Lösung eine Company gegründet - zunächst unter dem Namen beeline solutions. 2019 erfolgte die Umfirmierung. Aber bereits davor stiegen die Anfragen bezüglich der Benefit-Software so stark, dass sich das Managementteam von Belonio nach einer produktiven Lösung umschauen musste, um alle für den Abverkauf wesentlichen Geschäftsbereiche miteinander zu verbinden. Aus mehreren Gründen fiel die Wahl auf HubSpot.
Komplettlösung gesucht und gefunden
Daniel Düngel, Head of Growth bei Belonio, stieß 2018 zum Unternehmen und wurde mit der Prozessoptimierung beauftragt. Eine der ersten Aufgaben von ihm war es, ein funktionierendes CRM aufzusetzen. „Aus früheren Unternehmen kannte ich HubSpot bereits und habe mir gezielt HubSpot für Belonio angeguckt“, sagt Düngel. „Natürlich haben wir uns auch mit anderen CRM-Anbietern beschäftigt. Salesforce erschien damals zu kompliziert und zu teuer. Andere Lösungen wie Pipedrive verfolgten nicht den Ansatz einer kompletten CRM-Suite.“ Darum entschied sich Düngel für die HubSpot-Plattform.
Seither arbeitet Belonio mit den HubSpot-Tools und nutzt heute Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Enterprise, Service Hub Professional und Operations Hub Professional. Eine enorme Verbesserung zu den vorherigen Lösungen, wie Düngel verrät: „Als CRM kam seinerzeit Insightly zum Einsatz und diverse andere Tools, die mehr oder minder schlecht miteinander zu verknüpfen waren. Marketingautomatisierung gab es nicht wirklich, alle Anfragen wurden händisch bearbeitet.“ Das sollte sich mit HubSpot ändern. Mit dem Einsatz der CRM-Plattform wurden viele Prozesse im Unternehmen aus den Bereichen Sales, Marketing und Service automatisch miteinander verbunden. Ein wesentliches Ziel von Belonio zum Start der Zusammenarbeit mit HubSpot war das Sicherstellen der Skalierbarkeit. Automatisierungsmöglichkeiten, Kontaktmanagement und die Abstimmung zwischen Marketing und Sales seien für Belonio die treibenden Faktoren gewesen, so Düngel.
Einfach und schnell eingerichtet
Das Onboarding gestaltete sich sehr einfach, und so konnten die Teams schnell loslegen. „Die Einbindung in die bestehende Webseite, die Umstellung der Kontaktformulare und die ersten Steuerungsoptionen und Prozesse waren schnell eingerichtet und konnten quasi von jetzt auf gleich genutzt werden“, bestätigt Daniel Düngel. Wenn mal etwas nicht so funktionierte wie erwartet, seien der HubSpot-Support und auch die Community gute Anlaufstellen und immer hilfsbereit gewesen, betont der Tool-Profi. „Mit der Zeit haben wir uns immer weiterentwickelt und auch die Nutzungsweise von HubSpot angepasst und optimiert.“ Die Hubs seien alle benutzerfreundlich programmiert und hinsichtlich der Bedienung in wesentlichen Teilen deckungsgleich.
Alles aus einer Hand
Früher waren die Bereiche Marketing, Sales und Service bei Belonio nicht miteinander verzahnt. Deshalb schätzt es der Benefit-Software-Anbieter jetzt umso mehr, alles aus einer Hand steuern zu können, sprich: über eine zentrale Plattform. „Die Übersichtlichkeit in Kombination mit den Kommunikationsmöglichkeiten erleichtert Analysen und macht Optimierungspotenziale sichtbar − das passt gut zu unserem agilen Mindset und unserem Anspruch, jeden Tag ein Stück zu lernen, um immer besser zu werden“, erläutert Nina Pry, die für das Corporate Development bei Belonio verantwortlich ist. Und Daniel Düngel betont: „Letztlich ist HubSpot das zentrale Element all unserer Marketing- und Sales-Aktivitäten. Von der Informationsabfrage bis zur Registrierung bilden wir sämtliche Prozesse in dieser Hinsicht digital in HubSpot ab. Die Prozesse in HubSpot und die einfache Bedienbarkeit unserer Software machen es heute möglich, dass man sich eigenständig für Belonio registrieren kann, um schon am nächsten Tag Benefits auszuschütten.“
Effizienter und nachvollziehbarer
Die Nutzung der HubSpot-Lösungen hat wesentlich dazu beigetragen, dass sich die Zusammenarbeit der Teams verbessert hat und die Transparenz und die Schnelligkeit der Prozesse optimiert wurden. Pry sagt: „Die vernetzte, übersichtliche und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit über Hubspot macht unsere Prozesse effizienter und auch nachvollziehbarer. Ich schätze es sehr, dass Informationen so hinterlegt werden können, dass sie leicht auffind- und analysierbar sind und somit zur Professionalisierung unserer internen Arbeitsorganisation beitragen.“ Und Düngel ergänzt: „Unsere Interessenten und Kunden kommen jetzt schneller an die für sie relevanten Informationen: Flyer on demand, Webinare, Angebote oder ausführliche Informationen zu Benefits und Lohn-Themen. Auch die Zuordnung an das richtige Team innerhalb des Unternehmens ist viel einfacher und schneller geworden.“
Umsatzwachstum durch die Hubs Marketing, Sales und Service
Da für Belonio Inbound Marketing der Lead-Kanal schlechthin ist, trägt der Marketing Hub ganz wesentlich zum Unternehmenswachstum bei. Weit über 90 Prozent der Kunden gewinnt Belonio via Inbound Marketing. Der Sales Hub wiederum kümmert sich bedarfsgerecht um die Interessenten. „Ob durch die verschiedenen Darstellungen in CRM-Datensätzen, die jeweils nur das anzeigen, was gerade relevant ist, oder die Nutzung von Produktbibliotheken, Vorlagen sowie Sequenzen, durch die Standards gesetzt werden können: Sales Hub ist ein entscheidender Faktor hinsichtlich unseres eigenen Wachstums“, sagt Düngel. Auch der Service Hub ist jetzt ein Wachstumsbringer. „Vor Einführung von HubSpot sind Support-Anfragen schlicht und ergreifend bei einer Kollegin im Postfach gelandet und wurden dort verarbeitet“, berichtet Daniel Düngel. „Mittlerweile haben wir eine sehr umfassende Wissensdatenbank aufgebaut und einen Support-Chat, mit dessen Hilfe die meisten Kundenanfragen direkt beantwortet werden können. Unser Service-Team hat sich mit unserem Wachstum natürlich auch erweitert, sodass HubSpot auch hier hilft, den richtigen Kollegen oder die richtige Kollegin direkt zuzuordnen.“ Laut Belonio wird der eigene Kundenservice als sehr schnell, hilfreich und einfach eingestuft. Die Kundenzufriedenheit sei seit Jahren auf hohem Niveau.
Ende 2022 erweiterte Belonio seine HubSpot-Plattform um den Operations Hub. Die Gründe dafür sind vielfätig. Neben der verbesserten Anbindungsmöglichkeit an das CRM seien geplante Workflows und Datenqualität ganz wesentliche Faktoren gewesen, so Düngel.
Belonio setzt auch in Zukunft auf die Unterstützung von HubSpot, um Nina Pry zufolge Belonios Vision „Ein Benefit auf jeder Gehaltsabrechnung“ wahr werden zu lassen. Dabei spielen die HubSpot-Lösungen eine wichtige Rolle. Und Daniel Düngel ergänzt: „Wir lieben das, was wir tun, und setzen dabei Tools ein, die uns bestmöglich auf diesem Weg helfen und unterstützen. Insofern können wir, glaube ich, gut sagen: Wir lieben HubSpot.“
