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HubSpot als Möglichmacher für mehr Automation
Vor der Einführung von HubSpot im März 2020 waren bei Swat.io viele Prozesse entweder manuell oder noch nicht existent. Das Social-Media-Management-Tool aus Wien nutzte zu dieser Zeit Google Sheets für Lead-Listen, ein CRM-System für den Newsletter-Versand und ein weiteres für die Verkaufsaktivitäten. Mit anderen Worten: Es gab bereits verschiedene Tools, aber noch keine einheitliche Struktur.
„Wir hatten viel manuellen Aufwand, mühsame Abstimmungen zwischen Marketing und Sales, die Datenbasis war uneinheitlich und es gab keine Automatisierung“, erinnert sich Stefanie Kargl, die bei Swat.io als Inbound Marketing Managerin für alle HubSpot-Prozesse zuständig ist. Es wird deutlich, dass eine einheitliche Plattform zur Bündelung der Marketing- und Verkaufsaktivitäten erforderlich ist. Nach einer Evaluierungsphase entscheidet sich Swat.io für Marketing Hub Professional und Sales Hub Professional aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, der technischen Möglichkeiten und des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses.
Das Ziel ist es, manuelle Prozesse zu digitalisieren und das Sales-Team zu entlasten. Denn: Dieses verbringt viel Zeit damit, vor allem kleine Unternehmen in Intro-Calls zu betreuen, die über die Website gebucht werden. Hier kommt HubSpot ins Spiel: Interessierte Kundinnen und Kunden können Swat.io dank der im Hintergrund eingerichteten Prozesse für 21 Tage kostenlos testen, erhalten personalisierte E-Mail-Strecken und werden auch nach dem Trial-Zeitraum noch sechs Monate lang betreut, sollten sie sich gegen einen Kauf entscheiden. Die gesamte Automatisierung erfolgt dabei über HubSpot.
„HubSpot hat es uns ermöglicht, Marketing, Sales und Account Management auf einen Nenner zu bringen und altbekannte Silos einzureißen. Viele unserer früheren manuellen Prozesse konnten wir durch die Migration automatisieren oder zumindest teilautomatisieren.“
Auch Stefanie Kargl beschreibt, wie wichtig HubSpot in diesem Prozess war. „Mit HubSpot war es uns möglich, den gesamten Prozess automatisiert aufzusetzen. Von der Registrierung über ein Formular bis hin zur Anlegung der Deals und dem Einrichten von E-Mail-Workflows und Reports – HubSpot hat die Möglichkeit geboten, unseren gesamten Self-Service zu betreuen“, erklärt sie und ergänzt: „Das ist ein großer Vorteil und wäre ohne HubSpot nicht möglich gewesen.“
Mehr Umsatz und mehr Zeit für Enterprise-Kunden dank Prozessen
Wenn potenzielle Kundschaft die kostenlose Testversion also startet, wird dank HubSpot im Hintergrund automatisch das Unternehmen und die Kontakte im CRM-System und über die API ein Deal in der Self-Service-Pipeline angelegt. Während dieser Phase erhalten die Leads automatisiert sehr persönlich gestaltete E-Mails, die unter anderem mit neuen Onboarding-Tutorials angereicht sind.
Diese Videos ersetzen die bisherigen Demo-Termine, die im Sales-Team vorher bis zu einer Stunde in Anspruch nahmen. Auch die Öffnungsraten der E-Mails mit 45 Prozent zeigen, dass die Personalisierung und das Onboarding funktioniert. Wenn ein Kontakt sich nach 21 Tagen doch gegen die Nutzung entscheidet, wird automatisch ein weiterer Workflow über den Status „Closed Lost“ gestartet. Dieser versucht sechs Monate lang mit einer E-Mail-Strecke und Umfrage, den Kontakt zurückzugewinnen. Alles geschieht voll automatisiert innerhalb eines Systems mit nur einer einzigen Datenquelle. Durch diese Automatisierung konnten im Sales-Team wieder mehr Kapazitäten geschaffen werden, die sie für die Betreuung oder Entwicklung der Enterprise Kunden nutzen können.
„Die Enterprise-Deals sind viel besser qualifiziert und die Conversion Rate hat sich dadurch verbessert“, erklärt Stefanie Kargl. Mit ein Grund ist ein automatisierter Workflow, der über die Anzahl der Channels und Mitarbeitenden eines Prospects prüft, ob dieser Enterprise-Potenzial hat. Den Erfolg des Gesamtprozesses belegen auch die Zahlen: Die Anzahl der Gesamtkundschaft stieg seit der Einführung von HubSpot um 59 Prozent, der Gesamtumsatz um 24 Prozent. Und das Umsatzwachstum im Bereich der Enterprise-Kundschaft beträgt 17 Prozent.
Erst der Anfang für noch mehr Workflows
Geht es nach Florian Hieß, sind die aktuellen Prozesse und Workflows noch nicht die Spitze des Eisbergs: „Wir sind noch lange nicht fertig, das volle Potenzial von HubSpot auszuschöpfen.“
Stefanie Kargl betont dies ebenfalls, insbesondere in Hinblick auf die ambitionierten Ziele von Swat.io, auch international Fuß zu fassen:
„Unser langfristiges Ziel ist es, zu wachsen – auch international. Da ist eine Plattform wie HubSpot von zentraler Bedeutung, um interne Prozesse im Marketing und Sales zu koordinieren und umzusetzen. Vor allem die Automatisierung von standardisierten Abläufen spielt eine große Rolle“.
Dabei helfe auch, dass HubSpot einen großartigen Support habe, sich ständig weiterentwickelt und viele neue Funktionen dazu kämen, erklärt Stefanie Kargl weiter. Sie empfiehlt HubSpot „jedem Unternehmen, welches das notwendige Budget und die passende Größe für die Plattform“ hat.
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