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Die VoIP-Telefonie oder Voice over IP (Voice over Internet Protocol) nutzt das Internetprotokoll, um auf das Telefonnetz zuzugreifen. Diese Technologie setzt also das Datennetz für sämtliche Telefonsysteme eines Unternehmens für die Kommunikation ein.
Das klassische Telefonnetz PSTN (public switched telephone network) wird es in den nächsten Jahren nicht mehr geben. Unternehmen müssen sich daher anpassen und die neuen Technologien nutzen, die ihnen zur Verfügung stehen, um eine Telefonverbindung über das Internet aufzubauen.
Das Internet vernetzt alle lokalen Netzwerke oder LANs und ist damit gewissermaßen das Netz aller Netze. Man verbindet sich über einen ISP (Internet Service Provider) mit dem Internet und hat dann Zugang zu einer Reihe von digitalen Diensten.
Beim VoIP-Protokoll wird das Sprachsignal eines Anrufs in eine Reihe digitaler Datenpakete umgewandelt. Dies ist das Protokoll, das auch verwendet wird, wenn sich beispielsweise zwei Gesprächspartner über eine VoIP-Software anrufen. Diese Technologie kann sowohl für Sprache als auch für Videos oder Fax- und Textnachrichten genutzt werden.
Mithilfe einer physischen (Festnetztelefon) oder mobilen (Rechner, Mobiltelefon) IP-Telefonanlage war es bereits in der Vergangenheit möglich, sich intern über eine Datenverbindung mit dem privaten Netzwerk eines Unternehmens zu verbinden. Diese Kommunikation war unbegrenzt und kostenlos.
Die Herausforderung der VoIP-Telefonie besteht darin, eine Person außerhalb dieses privaten Netzwerks über eine Verbindung zum Betreibernetz kontaktieren zu können. Damit kann eine Person ihr Telefon über eine Internetverbindung anschließen und auf das gesamte klassische Telefonnetz zugreifen, einschließlich auf Nummern, die nicht mit dem Internet verbunden sind und keine VoIP-Telefonie nutzen. So kann jeder gewünschte Gesprächspartner erreicht werden. Je nach Bedarf des Unternehmens stehen verschiedene VoIP-Technologien zur Verfügung:
Um herauszufinden, welche Lösung für ein Unternehmen am besten geeignet ist, sollte sein Bedarf ermittelt werden:
ToIP (Telephony over IP oder IP-Telefonie) funktioniert wie VoIP über das Internetprotokoll. Dabei wird die herkömmliche Telefonie durch eine digitale Lösung ersetzt, materialisiert durch eine neue Infrastruktur.
Um die ToIP-Technologie nutzen zu können, statten sich die Unternehmen daher mit IP-Telefonen sowie einer IPBX-Telefonanlage aus. Das Einrichten eines solchen Systems ist also recht kostspielig, was für die Unternehmen ein Hindernis sein kann.
Da die ToIP-Technologie über ein lokales IP-Netzwerk betrieben wird, eignet sie sich hervorragend, um die verschiedenen IP-Telefone im Unternehmen miteinander zu verbinden und eine einheitliche Telefonkommunikationsstrategie zu entwickeln. Darüber hinaus bietet die ToIP-Infrastruktur die Möglichkeit, alle mit der Telefonie verbundenen Dienste über das Internet und die IP-Anschlüsse zu nutzen.
Sie beschränkt sich jedoch auf die Nutzung von Telefonanschlüssen und betrifft lediglich den Austausch von Telefon zu Telefon.
VoIP hingegen ist ein Protokoll zur Übertragung von Sprache (oder Video) über das Internet.
Um diese Technologie zu nutzen, kann ein Unternehmen einen VoIP-Anbieter beauftragen. So können die Betriebskosten gesenkt werden, da die benötigte Hardware zusammen mit anderen Strukturen genutzt wird. Die Sprachdaten werden über das Internet vom Sender zur Zentrale des Anbieters und dann zum Empfänger übertragen.
Die VoIP-Telefonie erfordert keine Änderungen an der Infrastruktur des Unternehmens und kann mit dem Einsatz eines einfachen Konverters genutzt werden. Darüber hinaus deckt sie alle Kommunikationsarten ab (Sprache, Daten und Video).
ToIP- und VoIP-Telefonie haben ähnliche Eigenschaften, unterscheiden sich jedoch vor allem durch den Verwendungszweck, den ein Unternehmen mit seiner Kommunikation verfolgt, sowie durch die finanziellen Investitionen, die für ihre Einrichtung erforderlich sind.
Das geplante Ende des PSTN macht die VoIP-Telefonie in Unternehmen heute zur Notwendigkeit. Zudem bietet sie zahlreiche Vorteile, die ihre Nutzung besonders attraktiv machen.
Für Unternehmen ist es von Vorteil, sich so schnell wie möglich auf diese Veränderung einzustellen, um sie mitzugestalten und an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen zu können.
Dank VoIP kann ein Unternehmen seine gesamte Hardware (Telefon, Videokonferenzen, Fax) im selben Netzwerk nutzen. Dadurch gewinnt es an Flexibilität und Kohärenz.
Die IP-Infrastruktur ermöglicht es, alle Telefone eines Unternehmens an das Netzwerk anzuschließen und sogar eine Telefonzentrale mit einheitlicher Nummer und Begrüßungsansage aufzubauen. Alle internen Anschlüsse können miteinander verbunden werden, auch eine Anrufweiterleitung, Mehrpersonengespräche, unbegrenzte Anrufe usw. können programmiert werden.
VoIP-Telefonie wird von Unternehmen auch gerne herangezogen, um einheitliche Instant-Kommunikationssysteme einzurichten: Skype, Zoom, Instant Messaging für Unternehmen wie Slack usw.
Sämtliche Echtzeitabläufe erfolgen in hoher Servicequalität, was die Funktionsweise dieser Technologie für ihre Nutzer besonders zuverlässig und übersichtlich macht.
Unternehmen, die sich für die VoIP-Telefonie entscheiden, profitieren von zahlreichen Vorteilen:
Die VoIP-Telefonie kann in den meisten Unternehmen problemlos eingesetzt werden.
Ihre flexible Ausstattung gewährleistet eine reibungslose Nutzung, die den Veränderungen der heutigen modernen Arbeitsweise gerecht wird. VoIP eignet sich zudem hervorragend für das Homeoffice oder für Geschäftsreisen.
So können Teams dank digitaler Kommunikationsmittel remote im Alltag zusammenarbeiten.
VoIP fördert präsenzähnliche Interaktionen zwischen Gesprächspartnern und erleichtert damit auch den Kontakt zu Kunden und Interessenten. Der Einsatz dieser Technologie wirkt sich also auf alle Geschäftsbereiche mit starker Kundenorientierung besonders günstig aus.
Dies gilt etwa für Callcenter oder den Kundensupport. Diese Arbeitsbereiche profitieren von einer Automatisierung und Personalisierung von Telefonanruf-Funktionen:
Die VoIP-Telefonie ist auch für Unternehmen mit starker internationaler Ausrichtung ein unverzichtbares Instrument. Tatsächlich können dank dieser Technologie die Kosten für die internationale Kommunikation in deutlich gesenkt werden. Einige VoIP-Anbieter haben spezielle Sparpakete für Auslandsanrufe in ihrem Portfolio.
Und schließlich ist auch die Möglichkeit, die mit der VoIP-Kommunikation verbundenen Daten zu analysieren und auszuwerten, ein starkes Argument für alle Unternehmen, die Statistiken über ihre Kunden bzw. ihre Kundenakquise erstellen möchten. Zu den Diensten der VoIP-Telefonie-Angebote gehören Analysemöglichkeiten, die eine echte Zeitersparnis und eine wichtige Informationsquelle für alle Unternehmen darstellen.