Digitale Unterschrift erstellen und einfügen: So geht's

Verträge und Schreiben werden heute meist digital erstellt und versendet. Die Herausforderung dabei: Im Gegensatz zum handschriftlich unterschriebenen Papierdokument können bei digitalen Dokumenten Absender oder Erstellerin oft nicht auf den ersten Blick eindeutig erkannt und zugeordnet werden.

Die Lösung dafür ist die digitale Signatur oder Unterschrift. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Formen es gibt, was der Unterschied zur elektronischen Signatur ist und wie Sie Ihre Dokumente digital unterschreiben können.

Digitale Unterschrift erstellen: Anleitung

Um Ihre Unterschrift digital zu erstellen und in Word, PDFs oder E-Mails einzufügen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, die wir Ihnen hier vorstellen.

Eine handschriftliche Unterschrift erstellen

Um Ihre persönliche handschriftliche Unterschrift zu digitalisieren, gibt es zwei Wege: scannen oder am Bildschirm direkt unterschreiben.

Für den erstgenannten Weg unterschreiben Sie einfach auf einem weißen Blatt Papier per Hand und Stift. Scannen Sie anschließend das Blatt mit Ihrer Unterschrift in hoher Auflösung ein. Die entstandene Bilddatei bearbeiten Sie im nächsten Schritt in einem Bildbearbeitungsprogramm, wie etwa dem kostenlosen GIMP.

Dort sollten Sie den Hintergrund der Datei auf transparent einstellen, sodass Sie Ihre Unterschrift später auch in farbigen Dokumenten einsetzen können. Trennen Sie dazu die Schrift vom Hintergrund mit der Funktion „Zauberstab“; mit der „Entfernen-Taste“ können Sie anschließend den Hintergrund löschen. Speichern Sie zu guter Letzt das Bild als png-Datei ab, damit die Transparenz erhalten bleibt.

Quelle: Screenshot GIMP

Alternativ zum Scannen können Sie Ihre digitale Unterschrift auch direkt an einem Touchscreen erstellen, etwa am Smartphone oder Tablet. Starten Sie dazu GIMP oder ein anderes Bildbearbeitungsprogramm Ihrer Wahl und erstellen Sie über Datei > Neu… eine neue Datei.

Wichtig dabei: stellen Sie im sich öffnenden Dialogfeld unter „Erweiterte Einstellungen“ die Hintergrundfarbe („Füllung“) auf Transparenz. Wählen Sie das Stift-Werkzeug. Mit einem geeigneten Stylus-Pen oder mit Ihrem Finger können Sie nun Ihre Unterschrift auf dem Touchscreen eingeben. Die Datei mit Ihrer Unterschrift sollten Sie anschließend wiederum im png-Format speichern.

Achten Sie beim Speichern der Bilddatei darauf, dass die Bildgröße geeignet ist. Eine Größe von rund 800 Pixeln Breite ist für die meisten Dokumente ausreichend und spart Speicherplatz.

Digitale Unterschrift in Word einfügen

Um Ihre Unterschrift in Microsoft Word einzufügen, etwa unter einen Brief, wählen Sie Einfügen > Illustrationen > Bilder. Suchen Sie im folgenden Dialogfeld nun den Ordner, in dem Sie zuvor Ihre Unterschrift als png-Datei gespeichert haben. Mit Doppelklick auf die Datei wird Ihre Unterschrift ins Dokument eingefügt.

Quelle: Screenshot Word

Digitale Unterschrift in Adobe PDF einfügen

Um Ihre digitale Unterschrift in ein PDF einzufügen, öffnen Sie dieses zunächst im kostenlosen Programm Adobe Acrobat Reader. In der Menüleiste klicken Sie auf „Unterschreiben“ und anschließend auf „Ausfüllen und Unterschreiben“. Es öffnet sich ein neues Menüband; in diesem klicken Sie auf „Selbst signieren“ und im folgenden Dropdown-Menü auf „Unterschrift hinzufügen“.

Quelle: Screenshot Adobe

Im nächsten Schritt können Sie auswählen, ob Sie Ihre Unterschrift neu zeichnen, etwa mit der Maus oder einem Stift bzw. Ihrem Finger am Touchscreen, oder eine bestehende Bild-Datei einfügen möchten:

Quelle: Screenshot Adobe

Alternativ zur Eingabe der eigenhändigen Unterschrift können Sie in Adobe Acrobat Reader auch eine typografische Unterschrift eingeben. Mit einem Klick auf „Anwenden“ fügen Sie Ihre Unterschrift ins PDF ein.
Tipp: Aktivieren Sie links unten die Checkbox bei „Unterschrift speichern“. Adobe Acrobat Reader speichert Ihre Signatur und Sie können sie künftig in jedem PDF direkt einfügen.

Digitale Unterschrift in Apples Vorschau

Eine weitere, sehr benutzerfreundliche Möglichkeit ist es, Ihre Unterschrift mit Apples Vorschau-Programm zu erfassen. Öffnen Sie das Vorschau-Programm, blenden Sie die Werkzeugleiste ein und wählen Sie die „Unterschreiben“-Funktion aus. Dann können Sie einfach per Finger auf dem Trackpad unterschreiben und die Signatur abspeichern.

Quelle: Screenshot Vorschau

Digitale Unterschrift in E-Mail einfügen

Um in E-Mails Ihre digitale Unterschrift einzufügen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass als E-Mail-Format HTML eingestellt ist – in Plain-Text-Mails können keine Grafikdateien eingefügt werden.

Über die Funktion „Bilder einfügen“ können Sie in allen gängigen E-Mail-Systemen Ihre zuvor als Grafikdatei gespeicherte Unterschrift inkludieren.

Wenn Sie Microsoft Outlook nutzen, können Sie auch direkt in Outlook Ihre Unterschrift erstellen. Klicken Sie dazu in einer neuen E-Mail-Nachricht auf das Menü „Zeichnen“ und im sich öffnenden Menüband auf „Zeichenbereich“. Nun können Sie mit der Maus, einem Stift oder Ihrem Finger (bei der Verwendung von Touchscreens) Ihre Unterschrift eingeben.

Um Ihre Unterschrift nicht bei jeder neuen E-Mail erneut eingeben zu müssen, können Sie sich über Einfügen > Signatur > Signaturen auch Vorlagen erstellen und dort Ihre als Grafik gespeicherte Unterschrift hinterlegen.

Quelle: Screenshot Outlook

Tipp: Professionell gestaltete E-Mail-Signaturen mit ihrer digitalen Unterschrift und vielen nützlichen Extras wie Social-Media-Icons können Sie im Handumdrehen mit dem E-Mail Signature Generator von HubSpot erstellen. Die fertigen Signaturen können Sie anschließend mit nur wenigen Klicks in alle gängigen E-Mail-Clients übertragen.
Quelle: Screenshot HubSpot E-Mail Signature Generator

Fazit: Die Online-Unterschrift wird immer beliebter – doch es ist auch Vorsicht geboten

Elektronische Signaturen werden immer relevanter und beliebter. In der einfachen Form lassen sich schnell und einfach Dokumente oder E-Mails personalisieren und so von Spam unterscheiden. Doch Achtung: Digitale Unterschriften in Form von Bilddateien können schnell kopiert werden. Wer für seine Dokumente ein höheres Maß an Fälschungssicherheit benötigt, muss auf die fortgeschrittene oder qualifizierte Form der elektronischen Signatur zurückgreifen.